Oppimistehtävä #2 A

Tietosuojakysymykset

Osallistuin aiemmin aloitettuihin keskusteluihin "Nimikyltti asiakaspalvelijalla" ja "Kuvien jakaminen sosiaalisessa mediassa". Aiheita oli muiden opiskelijoiden toimesta käyty läpi monestakin näkökulmasta ja keskustelut avasivat aiheita itsellenikin enemmän, mitä niitä on tullut aikaisemmin ajateltua. Yritysten työntekijöiden tietosuoja ja -turva on tärkeä ja ajankohtainen aihe näin sosiaalisen median aikakaudella ja siksi niistä on tärkeää myös huolehtia. Työntekijällä täytyy olla mahdollisuus itse päättää nimikyltin pitämisestä ja oman kuvan jakamisesta.

Tehtävänantona oli myös pohtia seuraavia asioita:

1. Millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisöissä käyttävien henkilöiden pitäisi ottaa huomioon tietosuojan näkökulmasta?
2. Mitä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut?
3. Milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta?
4. Millaista vahinkoa voi syntyä ellei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita?

1. Henkilön, joka käyttää työpaikallaan sosiaalisia verkkotyökaluja on huomioita esimerkiksi tietosuojalaki. Työntekijä ei saa esimerkiksi julkaista jotain sellaista, jolla olisi haitallinen vaikutus työnantajaansa kohtaan. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi loukkaava tai valheellinen tieto. Myöskään mitään yrityksen luottamuksellisia tietoja ei saa julkaista eteenpäin. Työntekijöiden tietosuojasta täytyy myös huolehtia. Työntekijöiden kuvia jakaessa eri sosiaalisiin medioihin, täytyy kuvien ottajalla olla aina kuvassa esiintyvältä lupa. 

2. Yrityksen avoimuus sosiaalisessa mediassa luo yritykselle läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta. Mielikuva yrityksestä paranee jos yritys toimii sosiaalisessa mediassa avoimesti. Avoin viestintä sosiaalisessa mediassa luo luottamusta yrityksen toimintaan. Asiakas ymmärtää yrityksen toimia paremmin jos siitä kirjoitetaan avoimesti sosiaaliseen mediaan. Avoimuudella luodaan myös kuva yrityksen helposti lähestyttävyydestä. Esimerkiksi asiakkaat, työnhakijat ja  yhteistyökumppanit saavat paremman kuvan yrityksen toiminnasta ja tyylistä, kun siitä kerrotaan avoimesti. 

3. Henkilötietojen jakamisesta on hyötyä työyhteisölle silloin, kun halutaan yrityksen olevan helposti ja nopeasti tavoitettavissa. Yrityksen etusivulla voi olla esimerkiksi yhteyshenkilön kuva, puhelinnumero, nimi ja sähköpostiosoite helposti saatavilla. Tällöin asiakkaat ja yhteistyökumppanit saavat nopeasti ja helposti tavoitettua yrityksen edustajan. 

4. Henkilökohtaisten tietojen suojaamatta jättämisessä riskinä yritykselle on luottamuksellisien tietojen leviäminen, josta voi aiheutua vahinkoa yrityksen maineelle. Yksityishenkilöiden, eli työntekijöiden tietojen suojaamatta jättäminen aiheuttaa riskin henkilökohtaisten tietojen, kuten kotiosoitteen ja henkilökohtaisen puhelinnumeron leviämisestä, josta aiheutuu erilaista haittaa työntekijälle. Pahimmassa tapauksessa henkilötunnuksen leviäminen aiheuttaa työntekijälle taloudellista vahinkoa ja on mahdollisuus identiteettivarkaudelle.